Afschrijvingen en Boekhouden: Onmisbaar voor grote én kleine EHBO- verenigingen

In de wereld van EHBO-verenigingen, zowel kleine als grote verenigingen, waar elke euro telt en elk materiaal van vitaal belang is, blijkt het correct hanteren van afschrijvingen een niet te verwaarlozen aspect van financieel beheer. Afschrijven is niet slechts een administratieve handeling; het is een strategie die de levensduur van alle in gebruik zijnde materialen, installaties en gebouwen weerspiegelt en een realistische kijk biedt op de financiële gezondheid van de vereniging. Het is ook een belangrijk onderdeel van het verdienmodel zoals we dat in voorgaande nieuwsbrief oktober 2023 beschreven. 

Wat is afschrijven?

Afschrijven is de systematische vermindering van de boekwaarde van een apparaat of kapitaalgoed (de activa) van de vereniging gedurende zijn levensduur. Het erkent dat activa na verloop van tijd in waarde verminderen of verouderen. Voor EHBO-verenigingen, waarbij apparatuur, oefenmaterialen en vaak ook leslokaliteiten essentieel zijn, is een helder inzicht in de staat van alle activa cruciaal. We willen immers weten hoe de waarde vermindert in de tijd en hoeveel er gereserveerd moet worden om bij einde levensduur de heraanschaf zonder financiële complicaties te kunnen doen. 

Hoe verwerk je afschrijvingen in de boekhouding?

Om afschrijvingen correct in de boekhouding te verwerken, moet een vereniging de kosten spreiden over de verwachte levensduur van het activum. Bijvoorbeeld, als een reanimatiepop een levensduur van vijf jaar heeft, wordt jaarlijks een vijfde van de aanschafkosten als afschrijvingskosten genoteerd. Doorgaans schrijven we jaarlijks af op activa die meer dan 500 euro aanschafprijs hebben. 

Het verdient aanbeveling om deze afschrijvingskosten ook als aparte kostenpost in het verdienmodel op te nemen. Dit biedt transparantie en stelt de vereniging in staat om specifieke inkomsten te reserveren voor de vervanging van activa in de toekomst.

Geoormerkt geld voor de toekomst

In het verdienmodel moet men de inkomsten die specifiek bedoeld zijn om afschrijvingen te dekken, apart zetten als geoormerkt geld in de boekhouding. Dit is een slimme strategie, want het stelt de vereniging in staat om in de toekomst zonder financiële kopzorgen nieuwe activa aan te schaffen.

Stel je voor dat een EHBO-vereniging over drie jaar nieuwe AED-apparatuur nodig heeft. Door nu al specifieke inkomsten te reserveren voor deze toekomstige uitgave, kan de vereniging deze aankoop realiseren zonder dat het de lopende begroting onder druk zet.

Waardevermindering door inflatie

In het verdienmodel is het essentieel om rekening te houden met waardevermindering door inflatie. De kosten van vervanging over enkele jaren zullen naar verwachting hoger zijn dan vandaag. Door de afschrijvingskosten te koppelen aan inflatie (de gemiddelde jaarlijkse inflatie is op twee procent in te schatten), waarborgt de vereniging dat ze voldoende middelen heeft om gelijke tred te houden met de stijgende kosten van vervanging.Conclusie

Het correct hanteren van afschrijvingen in de boekhouding van EHBO-verenigingen is niet alleen een administratieve formaliteit, maar een strategie die de financiële gezondheid van de vereniging op lange termijn waarborgt. Door afschrijvingskosten op te nemen in het verdienmodel en als geoormerkt geld te reserveren, creëren deze verenigingen een solide basis voor de toekomst, waarin elke noodsituatie met de juiste middelen kan worden aangepakt. Het loont de moeite om in de boekhouding en verdienmodel rekening te houden met afschrijvingen ook bij kleine verenigingen, want het voorkomt dat de financiële positie langzaam uitholt en bij heraanschaf stevige financiële schokken genomen moeten worden.