Financiën

Om te voldoen aan de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (Wbtr) wordt van de EHBO-verenigingen verwacht dat zij een aantal punten regelen. Als een EHBO-vereniging de checklist volgt komen alle punten die van toepassing zijn aan bod.

Hieronder geven we wat meer uitleg bij verschillende punten die betrekking hebben op de financiën.

Overeenkomsten
Het is belangrijk dat alle afspraken met verhuurders, instructeurs schriftelijk worden vastgelegd. Als overeenkomsten nu mondeling zijn gesloten is het nodig om deze overeenkomsten schriftelijk te bevestigen. Voor een penningmeester is het vervolgens makkelijker om te toetsen of ontvangen facturen volgens de gemaakte afspraken zijn. Het wordt geadviseerd om een overeenkomst altijd door twee bestuursleden te laten ondertekenen.

4-ogen principe
Met het 4-ogen principe wordt een procedure bedoeld waarbij voor bepaalde handelingen altijd twee personen nodig zijn. Bijv. voor het doen van betalingen. Een persoon zet de betaling klaar in de bank en een andere persoon keurt de betalingen goed. Een andere stap in de procedure kan zijn dat degene die materialen inkoopt altijd de factuur checkt en voorziet van een paraaf met datum. Pas met de paraaf kan de penningmeester de factuur betalen. Op deze manier zijn altijd twee bestuursleden betrokken bij uitgaven van de vereniging.

Een voorbeeld van een 4-ogen procedure (huurovereenkomst):

• twee bestuursleden (bijv. voorzitter en secretaris of penningmeester) sluiten een huurovereenkomst af en ondertekenen gezamenlijk de overeenkomst.
• er komt een factuur binnen van de verhuurder. Een bestuurslid controleert de factuur aan de hand van de afgesloten overeenkomst. Als de factuur akkoord is gaat de factuur naar de penningmeester om te betalen.
• de penningmeester zet de betaling klaar bij de bank.
• een ander bestuurslid keurt de betaling goed.

Ander voorbeeld (materiaalbeheer):

• de materiaalbeheerder wil materialen bestellen.
• indien mogelijk vraagt de materiaalbeheerder eerst een offerte op of maakt een overzicht van de materialen die hij wil bestellen.
• de offerte of het overzicht stuurt hij naar de penningmeester.
• de penningmeester geeft akkoord voor de bestelling.
• als de factuur binnenkomt vraagt de penningmeester aan de materiaalbeheerder om de factuur goed te keuren etc.

Planning & control cyclus
Een planning- & control cyclus is wellicht nieuw voor EHBO-verenigingen. Op de jaarvergadering wordt vaak met een (secretarieel) jaarverslag teruggeblikt op het afgelopen jaar en een begroting voor het nieuwe jaar vastgesteld. Sommige verenigingen maken ook een jaarplan. Bijv. hoeveel cursussen ze geven, hoeveel ondersteuning bij evenementen, aanschaf van materiaal. Tussendoor wordt hier door een bestuur meestal weinig tot geen tijd aanbesteed. De Wbtr geeft het advies om dit wel te doen.

Voorbeeld:

• een concept-begroting wordt vastgesteld door het bestuur en voorgelegd aan de ledenvergadering.
• minstens een keer per kwartaal geeft de penningmeester in een bestuursvergadering een actuele stand van de financiën in vergelijking tot de vastgestelde begroting.
• als bijv blijkt dat inkomsten achterblijven bij de begroting (bijv omdat er minder cursusisten zijn) kan/moet het bestuur besluiten om bepaalde uitgaven niet te doen of uit te stellen. Op die manier blijft een vereniging financieel gezond en is er sprake van behoorlijk bestuur.